IA aplicada a los documentos: de PDF estático a contenido inteligente

Si todavía no conoces en qué consiste el chat con PDF, familiarizarte con esta herramienta puede ayudarte a potenciar tu productividad como nunca antes, todo gracias a la tecnología.

¿Sientes curiosidad? Vamos a repasar al detalle en qué consiste el chat con PDF, cuáles son sus principales usos, y con qué herramientas puedes aprovecharlo al máximo.

¿Cómo es posible chatear con un archivo PDF? La tecnología detrás de la magia

En esencia, la idea de chatear con documentos PDF pasa por utilizar la inteligencia artificial como parte de una suite de ofimática para optimizar los procesos de trabajo. Esto es especialmente útil en un editor PDF, porque se trata de un software donde trabajamos con textos. Y justamente la IA está especialmente avanzada en la interpretación y escritura de textos en múltiples idiomas: por eso es la compañera ideal para estas tareas.

La posibilidad de ‘chatear’ con un PDF no consiste entonces en hablar directamente con el documento, sino con una IA integrada que se puede encargar de traducir, corregir, resumir, sistematizar o incluso reescribir un documento PDF. Esto no solo permite crear documentos PDF mejor elaborados, sino que además agiliza los procesos de trabajo porque ya no es necesario ir alternando entre el editor PDF y una inteligencia artificial externa.

Casos de uso reales: ¿Quién se beneficia del chat con PDF?

Ahora ya tienes una idea más o menos general sobre cómo funciona un chat PDF, pero ¿cómo se aplica esto en casos de uso reales? Los ejemplos son innumerables, y todo depende del tipo de proyecto que tengamos entre manos. La IA integrada en un editor PDF como PDFelement se puede usar para traducir textos con distintos propósitos, hacer resúmenes de informes, clarificar el contenido de un documento, y mucho más.

Vamos a ver algunos casos de uso reales.

Trabajar en una empresa internacional

Quienes trabajan en una empresa internacional seguramente ya saben lo difícil que puede llegar a ser comunicarse con grupos de trabajo en distintos idiomas. A veces es necesario contratar a freelancers de distintos países para que hagan diferentes tareas, o tal vez debemos comunicarnos con un departamento de coordinación que habla un idioma distinto al nuestro. En esos casos, poder traducir los documentos PDF sobre la marcha resulta ideal.

Resúmenes de informes

Los informes de ventas o de productividad en las empresas pueden llegar a ser muy extensos y difíciles de leer. El problema se agrava si tenemos que realizar una presentación en un plazo de tiempo muy corto. En estos casos, la IA es una solución realmente práctica, porque puede leer el documento al completo en cuestión de segundos y ofrecernos un resumen fidedigno del contenido: no solo en español, sino en diferentes idiomas.

Análisis contable

De la misma manera, también podemos trabajar con un documento PDF que presente diferentes cifras contables y pedirle a la IA no solo que lo resuma, sino también que lo analice. Esto es especialmente útil para quienes trabajan en contabilidad o en ventas, donde no basta con un simple resumen plano de los datos, sino que hace falta una interpretación activa que oriente a la empresa en la dirección correcta.

Agilidad en los estudios

Las funciones del chat con un documento PDF no se limitan solamente al ámbito empresarial. También pasan en buena medida por el entorno académico, sobre todo cuando los estudiantes o los investigadores se enfrentan a una carga de documentos muy alta. Con una herramienta de chat con PDF es posible agilizar una primera lectura de los documentos, con lo que luego resulta mucho más fácil centrarse en los más importantes.

Ejemplos de prompts: Cómo hacer las preguntas correctas a tu PDF

Ahora bien, como toda nueva tecnología, es importante aprender a utilizarla correctamente si se quieren maximizar los resultados. A la hora de chatear con un documento PDF, la herramienta principal con la que contaremos son los 'prompts' de texto: es decir, las instrucciones que le damos a la IA para que haga lo que necesitamos en cada instancia.

Estos 'prompts' varían en función de la tarea que tengamos entre manos. Algunos pueden ser bastante sencillos, pero otros deberían ser más elaborados según lo que necesitemos en cada caso. Vamos a repasar algunos ejemplos.

Para traducir un documento

No es lo mismo traducir un documento a tu idioma nativo –para que puedas leerlo– que hacerlo para presentarlo a un cliente o a otro departamento de la empresa. Si solo es para poder leerlo, “traduce este documento al español” bastará. En cambio, si quieres enviarlo de forma oficial, probablemente deberás afinarlo un poco más. Por ejemplo, puedes decir “traduce este documento manteniendo un tono formal”.

Para resumir un documento

A la hora de hacer resúmenes, de nuevo tienes varios matices que puedes añadir a simplemente “resume este documento”. Puedes especificar, por ejemplo, si quieres que el resumen sea muy sintético, simplemente para tener una idea rápida de lo que dice el texto. O, si debes presentar el resumen formalmente, puedes decir algo como:

- ''Resume los aspectos principales de este texto y preséntalos de forma organizada en forma de informe empresarial''.

Para mejorar un texto

Si el documento PDF con el que estamos trabajando fue escrito por nosotros o por un miembro de nuestro equipo, seguro que hay varias maneras de mejorarlo. Conviene prestar mucha atención a la calidad de los textos, sobre todo cuando están pensados para compartirlos con clientes o con superiores. En este caso, se le puede pedir a la IA algo como:

- ''Mejora la redacción del texto para que sea más presentable a nivel profesional''.

Análisis de Herramientas: Las plataformas líderes de chat con PDF

1. Wondershare PDFelement online

A la hora de editar un documento PDF Online, Wondershare PDFelement es la opción ideal.

Se trata de una aplicación que te permite editar el texto de los documentos PDF, cambiar el orden de las páginas, dividir o combinar PDF, firmar PDF digitalmente y mucho más, todo desde la misma plataforma. Entre las ventajas de PDFelement online destacan:

- Almacenamiento en la nube.

- Más de 30 herramientas de edición PDF.

- Conversión por lotes con OCR.

- Compatibilidad con formatos Word, Excel, JPG, PPT o PUB.

- IA integrada.

2. Smallpdf

Finalmente tienes una solución como Smallpdf, una herramienta ligera que sirve para editar, combinar, dividir o comprimir documentos PDF fácilmente desde el navegador web. Entre las principales ventajas de Smallpdf destaca la trayectoria del software, aunque no tiene una IA integrada tan potente como la de Wondershare PDFelement Online.

¡Cuidado! Limitaciones y consideraciones de seguridad

A la hora de trabajar con documentos profesionales o personales en un navegador web, debes tener en cuenta que el navegador puede verse comprometido si navegas por páginas web peligrosas o si instalas extensiones no seguras. Para maximizar la seguridad, asegúrate de evitar la instalación de este tipo de extensiones, evita acceder a páginas web peligrosas, y protege tus documentos con una contraseña.

- Extensiones del navegador. Las extensiones que se instalan en el navegador tienen acceso al software y pueden tener acceso a los datos de las webs. Por eso es importante asegurarse de que no se instalan extensiones de dudosa reputación o poco fiables, ya que de otro modo tus documentos PDF podrían quedar expuestos.

- Webs fraudulentas. Lo mismo puede decirse de las webs que se visitan desde el navegador web. Una web fraudulenta puede infectar el dispositivo con malware capaz de robar las contraseñas y otros datos esenciales. En ningún caso hay que usar el navegador para acceder a este tipo de webs potencialmente maliciosas.

- Protección de documentos. Los documentos PDF del trabajo son especialmente sensibles a posibles filtraciones. Protegerlos mediante contraseña limita este riesgo, porque solo serán accesibles por parte de quienes deberían hacerlo en primera instancia. Herramientas como PDFelement online te permiten hacerlo fácilmente.

El PDF se ha vuelto un colaborador inteligente

Con los documentos PDF, ya no estamos solos. Ahora puedes utilizar la IA de Wondershare PDFelement para realizar tareas de traducción, resumen, explicación o corrección que antes solo era posible realizar manualmente, pero que ahora podemos hacer en cuestión de segundos gracias a la tecnología de la IA. ¡Aprende a chatear con los documentos PDF y descubre una mejor manera de trabajar con tus archivos!

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