El trabajo de oficina está experimentando cada vez más cambios en una era marcada sobre todo por el auge del trabajo remoto y la revolución de la inteligencia artificial. Se trata de una transición que beneficiará tanto a las empresas como al personal que trabaja en ellas, aumentando la productividad de las compañías y mejorando la calidad de vida de los trabajadores y trabajadoras. Pero vendrá con un periodo de adaptación complejo y necesario.
Uno de los principales desafíos pasa por la integración de los sistemas de trabajo telemático en las oficinas actuales. Trabajar de forma remota requiere de aplicaciones de última generación, conexiones a internet robustas, y sistemas de organización telemáticos que permiten mantener la productividad o incluso mejorarla. Además, es necesario dedicar recursos a una formación específica para el personal no especializado en el trabajo a distancia.
En cuanto a la inteligencia artificial, ya está desembarcando en todo tipo de aplicaciones, desde un editor de PDF hasta versiones inteligentes de Excel o PowerPoint. Con aplicaciones como Wondershare PDFelement podemos traducir nuestros documentos a otros idiomas con solo un par de clics, corregir su gramática o resumir los contenidos gracias a su IA incorporada, lo que libera el tiempo de los empleados y empleadas para otras tareas más creativas.
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Popularización del teletrabajo
Una de las principales tendencias de las oficinas del futuro se comenzó a vislumbrar durante los meses más críticos de la pandemia del coronavirus. Se trata del teletrabajo, que permitió a millones de trabajadores y trabajadoras en todo el mundo desempeñar sus funciones desde el hogar sin necesidad de desplazarse a diario a una oficina. Esto presenta grandes ventajas tanto para las empresas como para el personal que trabaja en ellas.
El trabajo remoto es posible gracias a la velocidad y estabilidad de la conexión a internet, los avances en materia de ciberseguridad, y las mejoras del software de organización telemática. Esto incluye plataformas de organización del trabajo como Trello, herramientas de inteligencia artificial como un resumidor de PDF, plataforma de videoconferencia como Zoom, y sistemas de almacenamiento en la nube como Google Drive.
Con las herramientas adecuadas, el teletrabajo puede convertirse en un estilo de vida que no solo ayuda a conciliar el ámbito laboral con el familiar, sino que además favorece la productividad. Los trabajadores y trabajadoras telemáticas pueden ahorrarse mucho tiempo y dinero en transporte hacia y desde la oficina, lo que les permite dormir mejor, estar más descansados, y prestar más atención a las tareas de la empresa.
Acceso al talento de cualquier país del mundo
La tercerización de diferentes procesos de trabajo es otra de las consecuencias de esta popularización del trabajo remoto. Mientras que antes las empresas estaban limitadas solamente para los empleados y empleadas que podían contratar en las ciudades donde tenían sus oficinas, ahora es posible contratar a profesionales en cualquier lugar del mundo y conseguir el mejor talento cualificado para completar el de nuestra plantilla.
Esto ha venido acompañado del auge de toda una serie de plataformas de trabajo freelance, donde cualquier empresa puede buscar al personal que necesita para determinadas tareas. El proceso de búsqueda y de contratación del personal se simplifica a través de toda una serie de filtros de selección, y, además, las plataformas pueden poner a disposición de las empresas a su propio personal de Recursos Humanos para facilitarles aún más las cosas.
En el caso de tener que contratar a personal de países no hispanohablantes, las compañías pueden valerse de sistemas de traducción automática impulsados mediante inteligencia artificial para favorecer la comunicación. De este modo se puede contratar talento en cualquier lugar del mundo, sin necesidad de limitarse solamente a los países hispanohablantes. Y esto, claro está, favorece el desembarco de las empresas en nuevos mercados internacionales.
El auge de los modelos de oficinas híbridas
Las empresas también se benefician enormemente del modelo del teletrabajo, y de ahí que haya tantas compañías que lo estén adoptando en sus estrategias organizativas. Uno de los principales aspectos en que el teletrabajo se refleja en ventajas para las empresas son las oficinas híbridas, donde buena parte del trabajo es telemático, y donde solo es necesario visitar las oficinas de manera ocasional.
Las ventajas de las oficinas híbridas para las empresas pasan sobre todo por el ahorro en alquileres. Ya no es necesario tener una oficina para alojar a todo el personal, así que se pueden reducir de forma considerable los gastos en este aspecto. Una oficina con capacidad para 50 personas se puede reducir fácilmente a una oficina para 10 empleados y empleadas, donde todos los demás pasan a trabajar de forma remota.
Este ahorro también se aplica a las facturas de la luz, el agua o el gas de las oficinas. Al trabajar en unas instalaciones mucho más pequeñas, podremos ahorrar de forma considerable en todos estos gastos. Esto permite a las empresas generar ingresos mucho más altos y poder contar con una competitividad mucho mayor a la hora de ofrecer sus productos a menores precios, lo que a su vez facilita el crecimiento de su cuota de mercado.
Desarrollo del entorno de oficina digital
El entorno de oficina digital está marcado por una serie de características y tendencias que están transformando la forma en que trabajamos. La computación en la nube ha revolucionado la manera en que almacenamos y accedemos a los datos. Además, el big data ha abierto nuevas oportunidades para analizar grandes volúmenes de información y obtener conocimientos para la toma de decisiones.
Las ventajas de la oficina digital son numerosas y significativas. El intercambio de información se ha vuelto más rápido y fluido gracias a herramientas como el correo electrónico, las plataformas de mensajería instantánea y las redes sociales corporativas. La seguridad de los datos se ha fortalecido con medidas como la encriptación y la autenticación multifactorial, garantizando la confidencialidad y la integridad de la información sensible.
En las oficinas corporativas, las herramientas de colaboración en línea como Microsoft Teams o Google Workspace están facilitando la comunicación y el trabajo en equipo, incluso en equipos distribuidos geográficamente. Los equipos de oficina inteligentes, equipados con dispositivos IoT y sistemas de gestión inteligente, están optimizando el uso de recursos y mejorando la experiencia de los empleados.
El auge del software de oficina con IA
Las aplicaciones con inteligencia artificial para mejorar el software de oficina están destacándose cada vez más, y están siendo esenciales en la transición que está experimentando el sector. La inteligencia artificial nos permite agilizar toda una serie de procesos que de otro modo nos tomarían mucho tiempo, liberando así al personal de tareas tediosas, y aprovechando los aspectos más creativos de la plantilla.
Considerando que el formato PDF es uno de los más recurrentes en el trabajo de oficina, un software con IA para PDF como Wondershare PDFelement se consolida como una de las aplicaciones esenciales en este tipo de entornos. La inteligencia artificial integrada facilita el proceso de traducir textos, resumir documentos o incluso corregir la gramática, de manera que los documentos pasarán a tener mayor calidad con mucho menos esfuerzo.
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Además, Wondershare PDFelement cuenta con toda una serie de funciones avanzadas para la edición de documentos PDF, incluyendo la modificación del texto, la selección y sustitución de imágenes, el reemplazo de páginas, o el escaneo de textos mediante OCR. Por eso se trata de una de las plataformas indispensables en las oficinas para optimizar el rendimiento de todo tipo de procesos de elaboración y edición de documentos PDF.
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El trabajo de oficina está automatizándose y volviéndose más flexible
El auge de la inteligencia artificial, combinado con el trabajo remoto, hace que el trabajo de oficina pase a ser muy diferente a como lo recordábamos. Durante la última década hemos asistido a una considerable reducción de los documentos en papel con los que trabajamos en nuestras oficinas, y ahora es mucho más fácil es gestionar nuestras tareas a través de todo tipo de documentos digitales.
Esta digitalización está facilitando el despliegue de toda una serie de herramientas para modernizar y agilizar el trabajo de las oficinas. Entre estas herramientas destacan las plataformas en la nube, que nos permiten gestionar nuestros documentos de manera remota allá donde vayamos, lo que a su vez favorece el desarrollo del teletrabajo. Esta capacidad para trabajar a distancia implica toda una serie de ahorros para las empresas.
Pero definitivamente la gran estrella en esta transición digital es la IA. Las nuevas herramientas de inteligencia artificial que están apareciendo en nuestras oficinas nos lo ponen muy fácil para agilizar un sinfín de procesos que de otro modo serían sorprendentemente lentos y tediosos. La IA de aplicaciones como Wondershare PDFelement hace que sea mucho más fácil trabajar con nuestros documentos PDF y optimizar nuestro rendimiento.
Tanto si trabajas de manera freelance como si estás gestionando tu propia empresa, puedes descargar ahora Wondershare PDFelement y comenzar a probar todas las ventajas que te ofrece esta aplicación. Desde su inteligencia artificial integrada hasta su completo sistema de edición de documentos PDF, Wondershare PDFelement puede facilitar tu trabajo de oficina como nunca antes lo habías visto.
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