ERP, ejemplos prácticos de lo que puede hacer por tu empresa

A pesar de que existe información más que suficiente en Internet respecto a lo que es un ERP, sus ventajas y por qué todas las empresas necesitan un software de este tipo, los emprendedores y empresarios siguen planteando dudas sobre su funcionamiento. Para solucionarlo y aterrizar la información teórica proponemos algunos ejemplosde ERP prácticos. Desde tu nueva perspectiva sobre el ERP te resultará mucho más sencillo tomar decisiones sobre su implementación en la empresa.

Cumplimiento de las normativas aplicables

El ERP es el principal medio de emisión de facturas de las empresas que lo usan. En España, el software debe estar adaptado para garantizar el cumplimiento con la normativa verifactu, una herramienta que la Agencia Estatal de Administración Tributaria ha impulsado con el objetivo de luchar contra el fraude fiscal. Este sistema garantiza la inalterabilidad de los registros de facturación a través de la digitalización.

Sin un ERP, cumplir los requisitos y exigencias de la normativa Verifactu sería mucho más complicado y podrían producirse errores que, a posteriori, podrían convertirse en sanciones. Este es un ejemplo simple de cómo los sistemas de gestión empresarial aumentan el buen funcionamiento y eficiencia de las empresas. 

El ERP como fuente única de información relevante

La implementación de un software de gestión empresarial tiene como principal ventaja la centralización de la información. De esta forma, se eliminan errores comunes como la duplicidad de los datos. Veamos un ejemplo práctico de ERP: Si pensamos en la habitual situación en la que un cliente llama a un establecimiento para preguntar si un producto está disponible, podríamos ver que, sin un ERP para empresas integrado, el comercial que atiende debería llamar al encargado de almacén, quien revisará la información en una hoja de cálculo.

Puede suceder que el encargado del almacén proporcione un dato incorrecto y se permita la realización de un pedido para el que no se disponen de existencias.

¿Qué pasaría si implementamos un ERP para empresas? 

El comercial que atiende la llamada accede al sistema de gestión con la referencia del producto viendo el stock en tiempo real. Así, se confirma la correcta disponibilidad, se cierra la venta y el sistema pasa a reservar el producto de forma automática.

En este ejemplo es posible ver cómo el ERP no solo reduce el tiempo para cerrar una venta, sino que, paralelamente, está sentando las bases de una atención al cliente más eficiente y ofreciendo un entorno de trabajo mucho más productivo para los empleados.

Decisiones mejor fundamentadas y en menor tiempo con el ERP para empresas

Los ERP tienen la capacidad de proporcionar herramientas de análisis como informes que permiten obtener una visión integral del negocio en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones mejor fundamentadas y en menor tiempo. A continuación, un ejemplo:

Si un gerente desea conocer la rentabilidad del negocio en el último trimestre, debe solicitar la tarea al financiero, quien necesitará alrededor de una semana para recopilar todos los datos necesarios. Así, cuando finalmente los datos llegan al interesado ya están desactualizados.

¿Cómo sería este proceso con un ERP?

Si el gerente cuenta con un ERP solo es necesario acceder al programa para conocer el KPI que le interesa, conociendo cuál es el margen de beneficio global real y en función de productos. 

Esto implica que el gerente, de un solo vistazo y en pocos segundos, es capaz de conocer cuáles son los productos más rentables y en cuáles es necesario hacer un recorte de gastos.

Consejos para elegir el ERP perfecto para tu empresa

Elegir el mejor ERP para empresas requiere determinar cuáles son las necesidades del negocio que gestionamos y qué opciones existen. 

Así, el modelo de implementación ofrece tres soluciones de ERP en función de la localización de la compañía y la forma de acceso a su información. Así, distinguimos tres tipos de ERP:

1. ERP local: El software y la base de datos se mantienen completamente en servidores físicos de la empresa.

2. ERP cloud: Tanto el software como la base de datos se instalan en la nube, por lo que la operativa se realiza a través de una conexión a Internet.

3. ERP híbrido: Los datos más críticos se alojan en servidores de la empresa y el resto se gestiona a través de la nube.

Si tienes dudas para elegir mira sus principales características:

- El ERP local es el más caro y el que ofrece mayor control, pero el mantenimiento queda plenamente en responsabilidad de la empresa. 

- El ERP cloud es el más flexible y económico. 

- El ERP híbrido brinda un plus extra de seguridad al separar la información más sensible.

Otra forma de clasificar los tipos de ERP para negocios es mediante dos elementos: la generalidad de los procesos comunes de las empresas (ERP genérico) y la especialización por nicho (ERP vertical).

¿Tienes dudas sobre qué opción podría resultar más productiva y rentable en tu negocio? Contacta con una empresa especializada y recibe asesoramiento sin compromiso. Compara información y, sobre todo, lee reseñas de otros usuarios en Internet para acertar con la decisión final. 

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